与世界上每一座对公共安全有基本要求的城市一样，在拉斯维加斯举办非常规性的户外活动，不管是什么类目，只要参与人数超过了一百人，需要搭建临时建筑，使用临时水电，提供酒精消费，有供应商参与，或者会占用公共道路，以上六条占了任意一条，都需要向市政府提出申请，并经由市府相关部门和拉斯维加斯大都会警察局审阅批准。
听上去很简单，但实际操作起来相当繁琐。首先，瀚现场需要填写一份特别活动许可证申请表，其中包括十七个种类的关键信息：活动举办日期与持续时间、活动内容的描述、预期观众与其他参与人员的总数量、完整标出每个功能区的场地平面图、场内残障设施的配置情况、活动供应商的数量与供应商摆放摊位的具体地点、活动的泊车方案、、关于如何处理医疗需求和卫生要求的描述，还有最重要的一点，就是对拟议业务活动，包括酒精饮料销售的服务请求。
另外，瀚现场还要列出音乐节举办期间所有可能会发生的娱乐活动、活动开始搭建和完成拆除的具体时间表、向受噪音影响的住宅社区提供通知和获取意见的具体管理办法、活动拟提供的保险种类与范围，以及审批机关可能要求的其他信息。
由于本次madcity音乐节在mgm国际酒店集团持有的私人财产上举行，瀚现场还需要准备一份业主出具的批准函，连同申请表一起，递交给拉斯维加斯市政府行政服务办公室的特别活动司，再由特别活动司组织评议会，邀请所有涉及到的政府部门和大都会警察局的代表参与审核。
拉斯维加斯将特殊活动分为四类：住宅区派对、一级特别活动、二级特别活动和三级特别活动。瀚现场即将在万圣节期间举办的音乐节，属于三级特别活动，即预计将有一万人或以上参加的活动，并且涉及到公共通行权的使用或影响，临时结构的搭建，临时电力的使用，以及非常大的噪声。
活动等级最高，涉及到的审批部门也最多，除了牵头的行政事务办公室和大都会警察局之外，瀚现场还需要分别获得公共工程部门、商业执照司、建筑与安全部门、消防救援部门和城市规划部门的点头认可。
当一场活动到了这种规模，涉及到的行政单位如此庞杂，任何有商业经验的人应该都不难猜到，主办方需要为各个政府部门的“胃口”，做出怎样的牺牲和让步。
头一个需要摆平的，是消防救援部门，在提交了申请表之后，行政事务办公室的特别活动司通知瀚现场，要求他们提交一份完